« En quelques mois nous nous sommes réinventés ! »

De toutes les transformations que l’année 2020 aura engendrées, la digitalisation d’événements en vitesse accélérée aura peut-être été la plus spectaculaire. James Debos et Camille Voisin, deux des fondateurs de l’agence d’organisation professionnelle de congrès Eventime nous racontent comment ils ont affronté la vague, avec agilité et résilience.

Camille Voisin Eventime portrait

Pouvez-vous présenter Eventime ?

Eventime est une agence d’organisation professionnelle de congrès (PCO). Après une longue carrière dans ce secteur, nous avons souhaité créer Eventime en 2012, désireux de retrouver une capacité d’agir et une proximité aux côtés des associations.

Aujourd’hui basé à Paris et Marseille, Eventime organise une trentaine d’événements par an et a récemment intégré le groupe MNH/nehs, l’un des acteurs principaux du secteur de la santé en France.

Quels sont les bénéfices de cette intégration ?

En intégrant la MNH/nehs nous avons pu constituer un pôle événementiel autour de 2 expertises principales : le congrès avec Eventime et le salon avec notre société sœur PG Organisation. A cela vient s’ajouter aujourd’hui le digital.

Cette intégration nous permet de jouir à la fois d’une grande liberté dans nos prises de décisions et d’une forte assise et sécurité financière, précieuses au vu de la conjoncture actuelle. Nous disposons également grâce au groupe d’un excellent réseau dans le secteur de la santé aussi bien du côté des professionnels que des institutions.

En 2019, notre groupe a réalisé un CA annuel consolidé de 1,3 milliards d'euros avec plus de 6 000 collaborateurs répartis sur tout le territoire.

James Debos eventime portrait

La tendance des congrès du 1er semestre 2021 est à la digitalisation : comment s’adapte Eventime à ces nouvelles demandes ? Comment réagissent vos clients à cette révolution digitale ?

Face à la crise engendrée par la COVID-19, le secteur événementiel a dû s’adapter, nos clients aussi. La nécessité de se réunir est demeurée la même et il a fallu trouver des alternatives. Notre secteur d’activité est agile et résilient, et la transformation extrêmement rapide de notre métier en a été la preuve. En quelques mois nous nous sommes réinventés ! Les manifestations virtuelles se sont donc imposées dans notre nouvel environnement.

Au début, nos clients ont été réticents puis peu à peu l'événementiel virtuel et le format numérique ont montré leurs avantages : pour recommencer à pouvoir se réunir et échanger mais pas seulement ! C’est un nouveau modèle qui permet à l’événement de continuer à vivre dans le temps. L’événement physique et le digital commençaient déjà à cohabiter avant la crise, mais très souvent limités avec une simple diffusion de l’événement en live. Aujourd’hui, nos clients se rendent compte que leur événement peut vivre tout au long de l’année dû aux nouveaux formats qu’offrent le digital. On est très probablement en train d’assister à une mutation de notre métier, ce qui a marché avant marchera probablement différemment demain. 

En quoi votre plateforme dédiée aux événements digitaux est-elle singulière ?

Eventime plateforme digital

Imaginée et développée davantage comme une plateforme de contenus en marque blanche, qu’une plateforme « événementielle », notre solution digitale repose sur la base de notre double expertise : le Congrès et le Salon. Elle s’articule donc autour de 3 grandes fonctionnalités : le contenu, le networking et les partenaires.

Il était essentiel de nous assurer que l’immersion et l’interaction entre les participants, qu’ils soient congressistes, visiteurs, intervenants, partenaires ou exposants, soient optimales.

Quel constat vous a amené à construire cet outil ?  

Tout d’abord, nous ne nous sommes pas précipités et avons pris le temps d’analyser le marché et de construire un outil vraiment adapté aux attentes de nos participants et partenaires sur ces nouveaux formats. Cela nous a aussi permis d’avoir les premiers retours d’expérience utilisateurs sur les événements digitaux de ces derniers mois et de définir précisément les bonnes pratiques à adopter. Posséder notre propre plateforme nous permet une grande flexibilité et une adaptabilité selon les formats très variés de nos événements (congrès, salons), ainsi qu'un avantage concurrentiel non négligeable.

Avec ces nouveaux formats d’événements virtuels, comment gérez-vous les contraintes liées à la RGPD ?

C’est effectivement un point important à souligner et un sujet juridique majeur dans notre groupe. Il y a une réglementation et les règles quant à la data collectée sont très précises. On entend trop souvent certaines agences mettre en avant la digitalisation des événements comme un excellent moyen de collecter et de monétiser de la data auprès des partenaires. Ce n’est pas notre objectif. Nous la qualifions, l’enrichissons mais ne l’utilisons que dans le cadre exclusif de notre activité afin de proposer du contenu toujours plus en adéquation aux attentes et profils de nos participants. Elle n’est certainement pas vendue à des tiers.

Nos PCO

Retrouvez ici notre sélection de PCO pour vous aider dans l'organisation de votre congrès ou autre événement digital.