K.I.T. Group France : des solutions sur-mesure pour l’organisation d’un congrès

L'Office du Tourisme et des Congrès de Paris recommande 8 PCO pour vous aider dans l'organisation de vos événements et vous les fait découvrir via des articles et interviews. Ce trimestre, focus sur K.I.T Group et interview de Delphine Baudoin, Directrice de K.I.T Group France.

Pourquoi choisir K.I.T. Group pour l’organisation d’un congrès, quels sont ses atouts et son implication, notamment pour le prochain congrès de l’IAC en septembre 2022 : Delphine Baudouin, Directrice de K.I.T. Group France, répond à nos questions.

Pourriez-vous dans un premier temps présenter brièvement le groupe ? Pourquoi avoir créé une filiale en France ?

K.I.T Group Delphine Baudouin

K.I.T. Group est une agence créée en 1986 et spécialisée dans l’organisation de congrès et d’association management. Nous accompagnons les associations et sociétés savantes dans la mise en place de leur congrès de A à Z : de la définition du cahier des charges, à la mise en place du programme, la gestion commerciale des exposants, des partenaires, l’inscription des participants, la gestion des services et l’aménagement des espaces, la gestion du budget jusqu’au bilan financier. Nous conseillons aussi les sociétés savantes qui en expriment le besoin sur leur structure, leur développement, leur modèle légal et économique et assurons des services de gestion des membres, de trésorerie et de secrétariat.

Nous avons toujours travaillé en France avec la mise en place de congrès nationaux, européens ou internationaux à Paris mais aussi dans des villes de province comme Nice, Lyon, Nantes, Bordeaux, Montpellier ou Marseille. La volonté de nous rapprocher de nos clients français et de mettre en valeur notre savoir-faire en France auprès de nos clients récurrents ou à venir nous a poussé à ouvrir un bureau à Paris en 2015 pour y assurer une présence et un accueil en continu.    

Quels sont les atouts et la valeur ajoutée de K.I.T. Group quand il s’agit d’organiser un congrès ?

L’organisation de congrès requiert une expertise à la fois diversifiée et rigoureuse. Nous sommes amenés à gérer de gros budgets, de nombreuses factures, à respecter des régulations qui évoluent en matière de compliance et de RGPD notamment, à répondre à des participants situés aux quatre coins de la planète, à convaincre et gérer des partenaires industriels, à être à la fois porteur d’innovation technologique et de créativité pour les soirées ou les supports de communication, à être à l’écoute d’un besoin précis, à planifier et à tenir le planning, à gérer des services et prestataires variés, à anticiper des problématiques humaines ou techniques potentielles, à apporter notre conseil sur le long terme et à répondre à des demandes de dernière minute.

Ce catalogue à la Prévert vous donne juste un tout petit aperçu de la multiplicité de notre activité. Notre valeur ajoutée réside certainement dans l’expertise et le professionnalisme que nous souhaitons apporter à nos clients dans la mise en place de leur congrès, dans la technicité de nos logiciels pour les inscriptions, l’hébergement et les partenariats, mais aussi dans la passion, la rigueur et la créativité qui motivent nos échanges et nos collaborations avec les clients comme avec les prestataires.

Quelle est l’implication de K.I.T. Group dans l’organisation de l’IAC ?

IAC avec K.I.T Group

Pour le 72nd International Astronautical Congress (IAC 2022) qui aura lieu à Paris en septembre 2022, le CNES et l’IAF nous ont confié l’organisation globale du congrès en collaboration avec eux, hormis le programme scientifique et les invitations des orateurs qui sont gérés par l’IAF, et le locatif qui a été vu en direct entre le CNES et Viparis. A ce jour, environ 8 000 congressistes sont attendus avec une grande exposition commerciale, une journée ouverte au grand public et un programme social très riche.

Quels sont les prochains gros congrès que vous allez accompagner à Paris ?

Nous travaillons depuis plusieurs années déjà avec la Société Française de Radiologie qui accueille chaque année plus de 12 500 participants aux JFR au Palais des Congrès de la Porte Maillot. Au Paris Convention Centre, Porte de Versailles, nous assistons notre maison-mère dans l’accompagnement du Congrès Européen d’Oncologie (ESMO) qui accueillera plus de 30 000 professionnels en 2021 et nous sommes le PCO national retenu pour le Congrès Mondial d’Ergothérapie qui aura lieu en mars 2022 au Paris Convention Centre. D’autres projets sont en cours de discussion et nous accompagnons également de plus petits projets mais ils sont tout aussi importants et requièrent la même écoute.

LES AUTRES PCO POUR VOUS ACCOMPAGNER DANS VOS PROJETS

Le Bureau des Congrès de Paris vous recommande en tout 8 PCO, membres de notre association, qui pourront vous conseiller et vous accompagner dans votre projet d’événement. Découvrez la liste ici.

K.I.T. Group France

Organisateurs de congrès (PCO)
  • Saint-Lazare

A l’écoute des associations et sociétés savantes françaises, européennes et internationales pour l’organisation et le......