Les grandes tendances des congrès en 2021 selon le PCO Colloquium

Après plus d’un an d’organisation d’événements virtuels et hybrides, le PCO Colloquium nous livre son retour d’expérience sur l’organisation de ce type de congrès, ainsi que les chiffres clés qui découlent des enquêtes qu’il a menées. Entretien avec Elvire De Chalus, Directrice de Colloquium.

1)     Qui est Colloquium et comment avez-vous vécu l’année 2020 ?

Colloquium est l’un des PCO historiques du marché français. Depuis plus de 60 ans, nous travaillons avec de nombreuses sociétés savantes et associations professionnelles que ce soit pour l’organisation de grands congrès ou sur des projets digitaux plus pointus.

A bien des égards, l’année 2020 s’est avérée extrêmement enrichissante puisqu’elle nous a permis d’innover avec nos clients à vitesse grand V et d’accélérer la transition digitale de leurs congrès.

Nous avons par exemple créé Viewr, notre propre plateforme de diffusion pour les événements virtuels.  Finalement, notre activité ne s’est jamais interrompue et nous avons monté une dizaine de congrès digitaux qui ont accueilli près de 15 000 participants. Aujourd’hui, tout cela constitue pour nous une base solide de retours d’expérience et de données chiffrées grâce auxquels nous abordons la transition vers les congrès hybrides.

2)     Quelles tendances ressortent de ces données ?

Le premier enseignement des enquêtes que nous avons menées* est que, si les participants se réjouissent du retour des congrès en présentiel, une grande majorité d’entre eux espèrent pouvoir continuer à profiter d’une version digitale (47% attendent un congrès hybride et 13% un congrès 100% virtuel). 90% des partisans de l’hybride plébiscitent l’accès à des contenus à la demande et 64% d’entre eux espèrent que cette formule permettra de former un plus grand nombre de personnes. Pour ce qui est des partisans du 100% virtuel, ce sont les critères gain de temps (65%) et d’argent (50%) qui l’emportent.

D'ailleurs, si l’on parle un peu d’argent, les congrès qui ont eu une édition virtuelle (en excluant ceux qui ont été pénalisés par des frais d’annulation) ont réussi à maintenir 70% à 80% de leur résultat. Le préambule à cela est bien sûr que l'inscription à un congrès, même virtuel, doit être payante. Nos clients ont en général choisi d’appliquer un tarif d’inscription virtuelle à 75% du tarif présentiel et leurs congrès ont maintenu des niveaux d’inscriptions entre 50% et 70%. Le soutien des sponsors a également permis de franchir le cap difficile de 2020 pour les associations. Et finalement, les associations qui ont gagné sont celles qui ont maintenu un événement virtuel payant dans une période où l'événement physique n’était pas possible.

Dans un autre registre, nous nous sommes penchés sur la consommation des contenus vidéo pendant et après les congrès virtuels**. Tout d’abord, il faut garder en tête qu’entre 35% et 55% des participants ne se connectent au congrès qu'une journée seulement. Le reste de leur “consommation“ se fait en replay. En moyenne, un peu moins de la moitié des participants regardent des sessions en replay (et d’ailleurs 6% d’entre eux ne regardent que du replay). Le profil des contenus visionnés en direct et en replay est à ce titre bien différent. Par exemple, les séances officielles sont visionnées à 90% en direct. Les contenus privilégiés pour les replays sont des formats très orientés sur les pratiques quotidiennes comme les ateliers, les rapports ou les recommandations, dont un tiers des visionnages se fait en replay. Autre point intéressant, les symposiums de l’industrie sont vus pour un quart en replay.

Un élément assez contre-intuitif, en revanche, est la part des participants étrangers. Pour des congrès qui rassemblent en général entre 20% et 30% d’étrangers lors d’un format présentiel, on passe entre 5% et 10% en format 100% digital. Nous pensions que le format virtuel permettrait à plus d’étrangers d’accéder au contenu mais ça n’a pas été le cas.

Ces chiffres sont un éclairage intéressant notamment quand il s’agit de prendre des décisions pour la mise en place des congrès hybrides qui sont bien sûr l’enjeu principal de cette année 2021. De prime abord, il serait tentant de proposer une retransmission des salles plénières avec l’intention de mettre à disposition du plus grand nombre les contenus les plus prestigieux du congrès. Cependant, l’attente en termes de consommation à la demande se situe clairement ailleurs.

Idem pour les sponsors ! Bien sûr le présentiel et la rencontre leur auront manqué, mais sont-ils prêts à renoncer aux consultations en replay qui souvent permettent à leur contenu d’être diffusé plus largement ?

3)     Comment la communication a-t-elle évolué ? Quels types de communication sont mis en place sur un événement hybride ou virtuel ?

Colloquium Plateforme Viewr

La communication des congrès a beaucoup évolué au cours de l’année dernière. Là où l’exercice était assez immuable avant la crise de la Covid-19, des opérations plus spontanées et donc finalement plus communicantes ont pu voir le jour. Nos clients ont joué le jeu pour produire des vidéos mais aussi proposer une lecture plus éditoriale de leur programme en sélectionnant, commentant et valorisant certaines sessions. Nous avons par exemple choisi de rassembler des sessions par thématique pour proposer du contenu à des médecins de sur-spécialités qui ne se seraient peut-être pas déplacés physiquement au congrès. Cet exercice de parti pris est plutôt nouveau et a permis d’incarner des événements qui risquaient de perdre un peu leur personnalité en se digitalisant. Et puis n’oublions pas que si nous recommandons à nos clients de ne pas rendre leurs congrès digitaux gratuits… et bien il est important de booster les inscriptions aussi bien que les connexions jusqu'à la dernière minute et même après le congrès.

4)     L’un des aspects importants dans l’organisation d’un congrès est le sponsoring, comment l’abordez-vous dans un contexte de congrès hybride ou virtuel ?

Cette question est primordiale ! C’est le nerf de la guerre pour les associations et le sujet sur lequel il reste encore le plus de travail et le plus d’incertitudes. Les formats hybrides sont plébiscités par le public mais ce sont des formats chers à produire et nous pensons que cela ne pourra pas se faire sans une adhésion complète des sponsors. L’offre de sponsoring des congrès n’a pas fini sa mutation. Le volet digital ne peut pas se résumer à un stand digital (dont les sponsors ne veulent plus d’ailleurs). Nous avons été particulièrement attentifs à ce point lorsque nous avons créé notre plateforme de contenu vidéo Viewr. Hors de question de se contenter de proposer des stands virtuels, nous avons travaillé sur la meilleure façon de rendre visibles les vidéos sponsors, sur l’intégration de publicité digitale mais aussi et bien sûr sur la collecte de données. Aujourd’hui nous travaillons sur la commercialisation d'événements hybrides en proposant une approche par message et par public.

* Questionnaires de satisfaction envoyés aux participants de 8 congrès virtuels qui ont eu lieu entre septembre 2020 et mars 2021 (1 079 répondants)

** Etude réalisée à partir des chiffres de fréquentation aux congrès virtuels organisés par Colloquium

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