Comment organiser un événement écoresponsable ?

Le contexte parisien est porteur. Ainsi, avec une méthode simple, vous pourrez concevoir et réaliser une manifestation écoresponsable. À vous de jouer !

Créer un cercle vertueux

Petits ou grands événements, le succès de la prise en compte des enjeux du développement durable s’appuie toujours sur la motivation des acteurs et sur leur organisation. Voici les étapes d’une démarche qui a fait ses preuves :

Eco-événement 4 étapes Paris

1/ Mobiliser :

  • Identifier les parties prenantes et leurs attentes (participants, clients, lieux et locaux, municipalité, partenaires, financeurs, intervenants, fournisseurs, sous-traitants…).
    Qui est impliqué de près ou de loin dans l’événement que je prévois ?
  • Sélectionner ses partenaires, en privilégiant ceux qui sont compétents et actifs en matière de développement durable (cf. articles dédiés de ce même dossier).
    Avec qui puis-je avancer concrètement sur l’écoresponsabilité de mon événement ?
  • Favoriser les échanges autour de l’écoresponsabilité. Sensibilisation pour les uns, partage de solutions pour d’autres, la circulation d’informations contribue à la motivation de chacun sur un défi commun : la réussite de l’événement.
    Qu’est-ce que chacun propose pour améliorer l’empreinte sociale et environnementale de mon événement ?

2/ Planifier :

  • Recueillir les avis et dresser un état des lieux pour lister les questions environnementales, locales, sociales, patrimoniales, économiques, etc. liées à l’événement. Hiérarchiser ces sujets pour ne se focaliser que sur les plus pertinents.
    Quels sont les risques et opportunités sur l’aspect durable de mon événement ?
  • Fixer des objectifs clairs, vérifiables et atteignables. Pourquoi pas ambitieux mais réalistes. Un label ou une certification peut être visé. Des indicateurs seront déterminés, puis mesurés avant et après l’événement.
    Quels sont les axes d’écoresponsabilité de mon événement ?
  • Établir un plan d’actions concrètes. Décrire les aménagements à prévoir, les équipements à installer, la communication à diffuser, les gestes à adopter, l’ensemble des bonnes pratiques pour atteindre les objectifs fixés. C’est également la répartition de ces tâches entre les acteurs.
    Qui fait quoi concrètement ?

3/ Agir :

À chaque étape de l’organisation d’un événement, les bonnes pratiques environnementales, sociales ou économiques ne manquent pas.

  • Avant l’événement : réduire ses impacts en agissant sur les lieux (bâtiments et extérieurs, aménagements et design, équipements et mobilier), sur le contenu de l’évènement (positionnement, messages, objectifs), sur la mobilité (optimisation des déplacements, moyens de transports, fluidité), sur la communication (supports, fréquence, volumes).
    Quelles actions me permettent de concevoir – et donc d’anticiper – un événement écoresponsable ?
  • Pendant l’événement : gérer les flux (personnes, matières, eau, énergie), éviter le gaspillage puis trier les déchets, proposer une restauration engagée (locale, de saison, biologique, sans emballages), sensibiliser les participants (visiteurs, exposants, fournisseurs et prestataires), promouvoir le territoire et mettre en avant ses richesses.
    Quelles actions peuvent impliquer les participants de mon événement le jour J ?
  • À la fin de l’événement : démonter de manière à pouvoir réutiliser, favoriser les dons et la récupération, valoriser les déchets et équipements, nettoyer sans polluer, réparer les dégradations, compenser ou réinvestir selon les impacts qui n’ont pu être évités.
    Quelles actions limitent les traces de mon événement après son achèvement ?

4/ Évaluer :

  • Mesurer les résultats (avant/après l’événement) selon les objectifs et indicateurs de l’événement. Par exemple : fréquentation et satisfaction des participants, nombre d’emplois directs, indirects et de bénévoles, consommations de ressources, types et quantités de déchets, émissions de gaz à effet de serre, contributions à l’économie locale, accidentologie…
    Mon événement et son organisation ont-ils tenus leurs engagements d’écoresponsabilité ?
  • Faire un bilan de l’événement dans sa globalité pour en tirer les leçons et s’améliorer. Étudier les impacts sur les parties prenantes, sur le territoire, sur l’environnement. Partager ces analyses pour rendre des comptes, pour perfectionner son approche, pour valoriser sa démarche, pour inciter d’autres acteurs.
    Quels sont les effets positifs ou négatifs de mon événement ? Comment s’améliorer ?
  • Mettre à jour la veille sur les éco-solutions, sur les partenaires et sur les services pertinents en matière d’écoresponsabilité. Participer à des réseaux. Capitaliser son expérience.
    Comment rester mobilisé et actif sur l’écoresponsabilité ?

Des chartes, normes, labels à votre service

Pour structurer sa démarche, pour accélérer ses engagements, pour mobiliser son équipe, chaque structure a de bonnes raisons de s’impliquer dans un dispositif, tel que ceux décrits ici :

Chartes, normes, labelsCiblesThèmesÉvaluation
Green GlobeCertification internationale. La structure doit compléter plus de 50% des 380 critères concrets et adaptés au secteur.TousEnvironnement
Social
Économique
Audit approfondi
ISO 20121Norme internationale dédiée à l’événementiel. Elle exige la mise en place d’un système de management au sein de l’entreprise.PCO/DMC
Lieux
Traiteurs
Animations
Environnement
Social
Économique
Audit approfondi
PrestaddLabel français créé par le Synpase pour les entreprises du spectacle et de l’événement.PCO/DMC
Animations
Environnement
Social
Économique
Dossier analysé par un jury
Charte Qualité & Développement Durable25 critères déterminés par France Congrès et Evénements, à destination de ses adhérents.LieuxEnvironnement
Économique
Audit
Ecolabel européenLabel officiel de l’Union Européenne, porté en France par AFNOR Certification, comportant une centaine de critères.HébergementsEnvironnementAudit
Clef VerteMarque privée, proposant un référentiel d’une centaine de critères. Présent dans 57 pays.Hébergements
Traiteurs
EnvironnementDossier analysé par un jury
BiorismoMarque privée. Seul dispositif 100% dédié à la biodiversité dans le secteur du tourisme et des loisirs, avec une centaine de critères.Hébergements
Traiteurs
Animations
BiodiversitéDossier et audit en ligne
Autres dispositifsNon spécifiques au secteur de l’événementiel, donc applicables à tous : ISO 14001 (environnement), ISO 9001 (qualité), OHSAS 18001 (Santé et Sécurité), Label Diversité (non-discrimination), Global Compact (Social et marché), Label LUCIE (démarche RSE), Tourisme Green Impulse (reporting RSE), Tourisme & Handicap (accessibilité des  bâtiments et des prestations), Imprim’vert (imprimeurs), HQE / LEED / BREEAM (bâtiments performants)…

L’Office du Tourisme et des Congrès de Paris vous aide à trouver les meilleurs prestataires

PCO, DMC, espaces privatisables, hôtels, services de traiteur, transports, activités… L’Office vous indique des établissements et prestataires éco-engagés à ses côtés !

CONVENTION.PARISINFO.com / Des PCO et DMC écoresponsables
CONVENTION.PARISINFO.com / Des lieux événementiels écoresponsables
CONVENTION.PARISINFO.com / Des hébergements écoresponsables
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